Bij de organisatie van een bedrijfsevenement – of het nu voor je medewerkers of je klanten, voor een klein of groot publiek is – komt ontzettend veel kijken. Je moet de doelstelling en het doelpubliek bepalen, een excellent concept bedenken, een plan van aanpak schrijven, die ene toplocatie vinden, geschikte partners rondom je verzamelen … Een hele 2DO-lijst, met andere woorden.
Het goede nieuws is: je staat er niet alleen voor. Er zijn tal van bedrijven die je graag zullen helpen bij het afwerken van je lijstje. Bovendien vindt er ook een verregaande professionalisering plaats in de markt van de events. Dus vind je beslist de juiste partners. Maar dat betekent ook dat je bezoekers méér van je verwachten. Een evenement moet opvallen, erbovenuit steken en een indrukwekkende beleving creëren die de bezoeker bijblijft … Geen sinecure!
Wil jij graag een bedrijfsevent organiseren? Geen nood! Wij helpen je graag op weg met vijf tips om van start te gaan!
TIP 1Begin op tijd
Op tijd beginnen is een gouden regel die je véél stress kan besparen. Zowel voor jezelf als organisator als voor de partners die je wil inschakelen, is zes maanden tijd een comfortabel minimum. Doorwinterde organisatoren kunnen op zes weken behoorlijk wat realiseren, maar zorg altijd voor voldoende tijd om je klanten te bereiken! Ga je voor een groots evenement met veel artiesten, showelementen en een uitgebreid communicatieluik? Probeer dan een jaar vooraf van start te gaan. Zo heb je meer kans dat de partners die je wilt betrekken nog beschikbaar zijn. Een save the date uitsturen is altijd de eerste stap in je communicatie. Zo koop je wat tijd om een sterke, overtuigende en uitnodigende communicatiecampagne op te zetten.
Tip 2Waarom en voor wie organiseer je je bedrijfsfeest?
Een bedrijfsevenement staat niet op zichzelf, maar kadert in een breder geheel. Denk vooraf goed na over waarom je een evenement wilt opzetten en wie je wilt bereiken. Dé hamvraag: wat is de beweegreden van de bezoeker om naar jouw evenement te komen? Het antwoord op die vraag vormt je leidraad en houvast voor alle beslissingen die je in aanloop naar je event moet nemen!
Probeer haarscherp te krijgen wie je bezoekers zijn. Zijn het klanten, personeel of medewerkers, investeerders, overheden …? Zijn zij gebruikers van je product of dienst, zijn het beslissers of influencers? Laat je bijstaan door collega’s en professionals in deze onderzoekende fase. Door samen na te denken en te analyseren, kom je misschien tot een heel ander (en beter geschikt) concept dan wat je oorspronkelijk in gedachten had.
Tip 3Timing is alles
Bepaal het perfecte tijdstip voor je bedrijfsevent. Je louter baseren op het mooie weer van komende week? Geen goed idee! Neem de kalender erbij en bepaal de hoogseizoenen voor jouw business, gebaseerd op de doelstellingen van je event. Wil je extra klanten genereren? Plan je event dan niet vlak voor een luwe vakantieperiode. Wil je mensen aanwerven en richt je je op studenten? Dan zijn vakanties net wél interessant. Teken jouw specifieke situatie uit op een kalender. Maak het visueel! Zo wordt de ideale periode voor jouw evenement vast duidelijk.
Tip 4Geen budgettaire verrassingen
Denk goed na over je te spenderen budget. Lijst eerst alle kostenposten op. Ga heel ruim en probeer niets te vergeten! Een onvolledig kostenplaatje leidt tot onaangename verrassingen en frustratie. Denk aan posten als kinderopvang, vertalers/tolken, vergunningen, onthaal- en hygiënisch personeel, decoratie en decorbouw, licht en geluid, live captatie, animatie, EHBO … Het is handig om de ‘must haves’ en de ‘nice to haves’ van elkaar te scheiden. Moet er geschrapt worden? Dan weet je waar te beginnen. Hulp nodig bij het opstellen van je budget? Ring the KonseptS bell! Meld je hier aan en ontvang gratis en in vertrouwen een handig hulpmiddel om met je budget aan de slag te gaan!
Tip 5Verken de markt
Scan de markt op zoek naar partners en leveranciers die perfect bij jouw bedrijfsevenement passen. Sterke partners kunnen echt het verschil maken! Bezoek eventbeurzen en netwerk alsof je leven ervan afhangt. Plan ruim op voorhand locatiebezoeken in, zodat je weet wat er zich op de markt bevindt vóór je een locatie moet kiezen. Check referenties van leveranciers en partners bij collega-eventmanagers, hr- en salesmanagers. Houd je ogen en oren open voor wat er beweegt. Laat je inspireren! Lees magazines, schrijf je in voor nieuwsbrieven, scroll je een smartphoneduim op Facebook en Instagram en check hashtags …
#ringthekonseptsbell is er alvast eentje om te onthouden!
Heb je al zin om eraan te beginnen?
Wij ook! KonseptS denkt met veel plezier mee na. Over het waarom én hoe van je evenement! Zodat jij van jouw bedrijfsevent een topbelevenis kunt maken. Contacteer ons vrijblijvend voor een inspirerende babbel. Onze handige tools en tonnen expertise nemen we mee als we op de koffie komen!
