Heb je weleens een congres bijgewoond? Of misschien een congres moeten organiseren? Welke herinneringen heb je eraan overgehouden? En welk gevoel? Denk je nu vooral: saai, grijs, kleurloos of *geeuw*? Jammer, want dat hoeft helemaal niet zo te zijn! De bedoeling van een conferentie is dan wel om mensen samen te brengen, kennis te vergaren en te delen en je netwerk te versterken, je bereikt je deelnemers pas écht als je hen ook raakt. Door de juiste beleving aan je congres te koppelen, gaan de aanwezigen niet alleen naar huis met extra kennis op zak, ze hebben ook emotie gevoeld, iets meegemaakt, een verhaal beleefd. En dat maakt je congres absoluut niet minder professioneel, in tegendeel!
Benieuwd hoe je een groter geheel van je conferentie kan maken en hoe je van je congres een belevenis maakt? KonseptS helpt je graag op weg met zes tips en tricks voor het uitwerken van je congresstappenplan!
TIP 1 Durf buiten de lijntjes te kleuren
Originaliteit werkt! Durf buiten de lijntjes te kleuren, in alle stappen van de conferentiechecklist. Wijk dus gerust af van de klassieke conferentiezalen en ga op zoek naar een unieke locatie voor je congres die je deelnemers omverblaast. Ook de zaalinvulling kan bijzonder zijn: van een totaal atypische opstelling met een podium in het midden van de zaal en de gasten in tribunestijl, bijvoorbeeld, tot catwalks bij productvoorstellingen of zelfs break-outruimtes in de vorm van de gekende Pappenheimerkokers. Voor het meubilair kun je bijvoorbeeld denken aan kartonnen krukjes. Die kunnen bedrukt worden met je brand én de deelnemers kunnen ze mee naar huis nemen na het congres.
TIP 2 Energize!
Beweging stimuleert sociaal contact en dat kun jij ten volle benutten. Deelnemers die aan het tafelvoetballen of tafeltennissen gaan, zijn losser in de omgang en leggen gemakkelijker nieuwe contacten. Dat is leuk voor de congresbezoekers (ze zijn tenslotte ook ter plaatse om te netwerken) én voor jou als organisator. Schud de toehoorders ook gerust af en toe fysiek wakker! Een congres moét niet geopend worden met een saaie en veel te lange speech die maar half wordt gehoord … Wat dacht je van een sessie bodypercussie als kick-off voor je congres? Of een openingslied dat op maat werd uitgewerkt en de aanwezigen meteen wegwijs maakt in het programma?
TIP 3 Kies een rode draad
Een conferentie kan best een lijn gebruiken. Van de teasers en de uitnodiging, over de dag(en) zelf, tot de aftermovie of de rondvraag naar hoe je deelnemers het congres ervaren hebben. Kies een rode draad voor je conferentie – grafisch, inhoudelijk, qua schrijfstijl en qua sfeer – en trek die overal in door. Dat zorgt voor herkenbaarheid, ook later in de herinneringen, én het maakt de belevenis 100% af.
TIP 4 Meer dan een one-shot
Probeer op langere termijn te denken bij het organiseren van een congres. Een conferentie is méér dan een one-shot! Heb je bijvoorbeeld gedacht aan een aftermovie om na het congres naar de bezoekers te sturen? Top! Maar waarom laat je het videoproductiebedrijf dan niet meteen klanten of medewerkers interviewen? Die filmpjes komen later zeker nog van pas in je bedrijfscommunicatie. Zo sla je twee vliegen in één klap. Misschien kun je ook een personeelsfeest of een rekruteringsmoment aan je congres koppelen? Je hebt nu immers de ruimte en alle partners geboekt; die kan je best benutten
Een event-app kan ook lekker doorwerken na je conferentie. Wil je bijvoorbeeld geen lekken van je kersverse productvoorstelling op sociale media, maar wil je het enthousiasme van je toehoorders niet temperen? In een event-app die enkele toegankelijk is voor de deelnemers kunnen ze dat zonder schroom kwijt. Maanden nadien kun je de groep nog warm houden met enkele leuke congresherinneringen en dat is enkel positief voor je bedrijf!
TIP 5 Het zit ‘m in de details
Hier wordt het pas echt leuk: pimp je congres! Echte emotie schuilt namelijk in de details … Komen je deelnemers uit verschillende landen? Stel dan bijvoorbeeld een congresplaylist samen met allerlei hits uit de herkomstlanden van je bezoekers. Een sterk voorbeeld van ‘put your emotion at the right spot’! We spreken uit ervaring als we zeggen dat die lijst na afloop van je evenement erg gegeerd is.
Betrek de vijf zintuigen bij deze stap. Het geluid zit al snor met je speciaal samengestelde playlist. Voor de smaak kun je denken aan bijzondere cateringanimatie, een 3D-pannenkoekenprinter of andere foodgerelateerde snufjes. De ervaring van chocoladesnuiven, bijvoorbeeld, vergeet niemand!
TIP 6 Evenwichtig draaiboek
De key van een aangename conferentiebelevenis? Een gebalanceerde planning, met voldoende ruimte voor de deelnemers om te netwerken en te pauzeren, maar ook om gewone werkgerelateerde mails te beantwoorden of even naar het thuisfront te bellen! Je bezoekers zullen je ook heel dankbaar zijn met een goede wifi-verbinding en met voldoende mogelijkheden om laptops en smartphones op te laden. Je wilt hen tijdens het congres wel onderdompelen in je bedrijfswereld, maar je wilt hen niet afsnijden van de buitenwereld.
Advies nodig voor je congres?
Ga je een congres organiseren en kun je wel wat advies of hulp gebruiken? Het team van KonseptS stelt zijn expertise met plezier ter beschikking! Ondertussen kan jij helemaal tot rust komen met het leuke wellnesspakket dat je van ons cadeau krijgt tijdens een kennismakingsgesprek. Maak vandaag nog een afspraak en laat je bad alvast vollopen. 😉
