5 tips waar zelfs de meest donderse weergoden niet tegenop kunnen
De dagen worden alweer wat korter, de schoolgeriefreclames poppen overal op, en – boehoehoe – we zien onze vakantie ten einde lopen. Maar, niet getreurd! Ook de nazomer biedt nog voldoende redenen voor een feestje. Om te vieren wat geweest is, maar ook om uit te kijken naar wat komen gaat.
Toch is een evenement organiseren in deze periode nog meer dan anders een flinke uitdaging. Want wat doe je met het weer? Wordt het nog een zinderende 28 graden, of moet je rekening houden met een frisse regenbui? Hoe kun je jouw gasten daar zo goed mogelijk op voorbereiden? En wat zijn eigenlijk geschikte activiteiten voor deze tijd van het jaar? Wij geven je graag een aantal tips voor de organisatie van je event waar zelfs de meest donderse weergoden niet tegenop kunnen!
Tip 1: Houd het weerbericht in de gaten, bedenk een plan B, en doe een schietgebedje
De maanden september en oktober zijn berucht om hun wisselvallige weer. De ene dag kan het nog flink nazomeren met temperaturen boven de 25 graden, de andere dag slaat het weer om naar een herfstachtige noorderwind die smeekt om de verwarming aan te zetten. Reden te meer om je evenement van tevoren zeer gedetailleerd uit te stippelen met het oog op het weer. Plan je locatie en activiteiten liefst op zo’n manier dat je altijd kunt uitwijken naar een alternatief.
Tip 2: De ultieme verfrissing bij warm weer
Blijkt het erg warm te worden? Dan zit je liever niet binnen met een dampende kop koffie. Zorg ervoor dat je gasten de ruimte hebben om naar buiten te gaan en van de zon te genieten, en maak dat zo prettig mogelijk! Denk bijvoorbeeld aan het neerzetten van mandjes met zonnecrèmes, het uitdelen van handwaaiers of verstuivers, of het serveren van hippe, verkoelende drankjes. Of wat dacht je van een limonadebar met verschillende drankdispensers waar de gasten zelf heerlijk verfrissende sapjes uit kunnen tappen? En voor de kinderen is een heus waterpistolengevecht natuurlijk altijd genieten. Voor de grote ‘kinderen’ trouwens ook. Hoe je het ook aanpakt, zorg voor voldoende schaduw, voldoende water, en bovenal: voldoende fun!
Verfrissende tip: Was je van plan om binnen een wijndegustatie te houden, maar zien de weersvoorspellingen er zonniger uit dan verwacht? Zet je feestje om in een cocktailparty. De friszoete smaken van deze drankjes voeren je gasten gegarandeerd weer helemaal terug naar de zomer!
Tip 3: Gezelligheid en comfort bij koud weer
Niets ergers dan verkleumde gasten op een feest dat letterlijk en figuurlijk in het water aan het vallen is. Want ook de sfeer duikt dan meteen onder nul. Vindt je evenement in het najaar vooral buiten plaats? Zorg dan voor vloertrekkers en poetsmateriaal om natte tuinmeubels droog te maken voordat je gasten arriveren. Regel een partytent, gepersonaliseerde poncho’s of paraplu’s om het hen zo aangenaam mogelijk te maken. En, niet getreurd: koud weer kan ook erg gezellig zijn als je het goed aanpakt! Installeer een paar terrasverwarmers, steek een grote vuurkorf aan en deel plaids en dekentjes uit om buiten toch lekker warm te zitten. Serveer daarbij een heerlijk soepje, warme, origineel gekruide chocolademelk of speciale koffies. Hart- en sfeerverwarmend!
Tip 4: Communiceer over de juiste kleding
Ben je van plan een event te organiseren in de buitenlucht en blijken er weinig opties om naar binnen te gaan? Vergeet dan zeker niet om je gasten tijdig op de hoogte te brengen van de weersomstandigheden en hoe ze zich daar vestimentair (en mentaal ;)) het best op kunnen voorbereiden. Zo zou dit bijvoorbeeld de ideale periode kunnen zijn voor een mooie boswandeling, maar je wilt natuurlijk niet dat je gasten op hoge hakken van de herfstpracht moeten genieten. Ook hier geldt: Een gewaarschuwde heer of dame is er twee waard. Communiceer daarom duidelijk waar je gasten zich het meest comfortabel in zullen voelen, óf bied hen zelf het juiste materiaal aan om gemakkelijk (en droog) aan de activiteit mee te doen. Maar laat dat dan ook weten, bijvoorbeeld in een praktische mail die je de dag voor het event aan alle gasten bezorgt. Dat zorgt voor een pak minder stress!
Tip 5: Buig mee met de wind
Het valt misschien niet mee om flexibel te zijn als je ver van tevoren het Event van het Jaar probeert te plannen, maar flexibiliteit is hier toch echt the name of the game. Je kunt, ongeacht het weer, van iedere situatie een waar droomevent maken, zolang je gebruik maakt van dat wat je krijgt. Zo is een teambuilding met waterspelen gemakkelijk omgetoverd tot een wandeling met zoekopdrachten in de natuur. En wilde je een wijndegustatie bij de haard, maar wordt het erg warm en zonnig? Organiseer dan een vrolijke cocktailparty in de tuin. Misschien hoef je het niet zo extreem om te gooien, maar je begrijpt waar we naartoe willen: blijf alert en kritisch voor je programma. Houd rekening met die nood aan flexibiliteit wanneer je je locatie, catering en andere partners kiest.
Word jij enthousiast van een nazomers event, maar zie je het zelf niet zo zitten om de weergoden te tarten?
KonseptS neemt de organisatie van je evenement zonder probleem van je over. Neem vandaag nog contact met ons op, zodat we samen je wensen kunnen bespreken, in onze mooiste regenjas of zomerjurk!
