Het lijkt nog gisteren dat we nieuwjaarswensen de wereld instuurden en we vrolijk en zonder enig verder besef uitkeken naar een top event jaar met mooie vooruitzichten op top projecten. We hadden onze wensen nooit officieel de wereld ingestuurd. Op 1 of andere manier vond ik onze nieuwjaarsgroet van toen op dit moment een gepaste verwijzing als inleidend bruggetje. U mag er absoluut het uwe van denken.
10 maart 2020 – onze crisisregering neemt een standpunt in omtrent COVID-19 en komt officieel naar buiten met een statement. En wat voor 1! Gebaseerd op paniek of gefundeerd: meningen zijn verdeeld. Alleszins 1 met grote gevolgen voor onze sector. We merken uiteraard ongerustheid bij onze klanten en enkelen ervan hebben ondertussen vraagtekens gezet bij hun projecten voor maart en april. Wat verder vooruit ligt? … ook wij hebben geen glazen bol. Wij beroepen ons op algemeen gezond boerenverstand. Dat heeft ons nog nooit in de lure gelegd toch?
Als het virus niet kan overleven bij hogere temperaturen, dan hopen we snel op een eerste hittegolf… Of nee, toch maar niet want als we terug kijken naar de massale nieuwsberichten hierover vorig jaar dan spreken we ook over hoge dodenaantallen. (cfr Nieuwsblad 28/06/2019 – Rode Kruis vreest meer dan 70.000 doden door hitte deze zomer: Europa smelt en zal blijven smelten”)
Maar wat dan? Annuleren of uitstellen?
Die vraag kriigen we nu massaal. “We willen het wel laten doorgaan op een latere datum in het najaar of voorjaar 2021 maar… ”
Twijfel en onzekerheid uiteraard of het virus dan wel of niet weg zal zijn en of het gewone leven dan terug zijn gewone gang zal gaan.
Antwoord hierop: no one can tell.
Is het nu dan niet even belangrijker om goed stil te staan bij die overwegingen? Doordacht en niet te impulsief.
Want volgens ons ligt de hamvraag niet bij “annuleren” of “uitstellen”, maar totaal ergens anders! Volgt u mee?
Is het nog zinvol om het event uit te stellen of gaat het zijn doel of thema dan voorbij?
Is het doel van het initeel event nog hetzelfde als het doel van het uitgestelde event?
- Kijken we in de diepte naar onze doelstelling of die hetzelfde is gebleven? Of zou het kunnen dat de impact die nu veroorzaakt werd door deze crisis uw bedrijf in een andere richting duwt waardoor er nood is aan andere type events dan de eventueel initieel geplande?
- Hoe flexibel en wendbaar moet je nu als bedrijf zijn, ongeacht de sector, om weerstand te bieden aan de economische crisis die hoogstwaarschijnlijk zal volgen en welke invloed heeft dit op het type events/ bijeenkomsten die u in de toekomst zal organiseren?
- Een productiebedrijf met toeleveringsproblemen zal misschien eerder nood hebben aan een informatie vergadering i.p.v. een klantenfeest.
- In plaats van een teambuilding om de samenhorigheid te vergroten is er misschien nu meer nood aan informeren en kennis vergaren? Dit bv. in een creatieve vorm van brainstorm sessies en/of workshops?
- Is onze doelgroep nog dezelfde en zo ja zit die op ons event te wachten?
- Wat zijn de beweegredenen van de bezoeker om al dan niet tijd, geld, moeite of risico te nemen om uw event te bezoeken?
- Waar liggen de strategische prioriteiten t.o.v. onze klanten of medewerkers?
- Hoe gaan we deze communiceren aan onze doelgroep? In welke vorm gaan we dit gieten?
- door kleinere live bijeenkomsten
- door webinars en online trainingen
- streaming
- …
Als eventconsultants kijken wij al jaren met een andere bril naar evenementen; zij horen een verlengde te zijn van uw strategische beleidsdoelstellingen. En dit zowel op vlak van sales en klanten als het interne beleid ten aanzien van uw medewerkers. Meer dan ooit wordt het als organisatie belangrijk dit onder ogen te zien en sterker in te zetten op het creëren van de juiste type event voor uw doelstellingen en doelgroep.
Wendbaarheid en flexibiliteit
De huidige situatie leert ons allen maar 1 ding… Wendbaarheid en flexibiliteit zijn key factoren om onvoorziene omstandigheden zoals deze te overleven. Dat betekent vooral in de diepte willen graven en verder kijken dan vandaag waar uw bedrijf naartoe gaat en welke acties nu nodig zijn.
Hoe dan?
Wat heeft u nodig momenteel? Ziet u even door het Coranabos de bomen niet meer? De eventconsultants van KonseptS komen graag met een “adviespakket” op maat.
- Een klankbord, een sparringspartner, een pragmatische probleemoplosser?
- Een creatieve lange termijn denker?
- Een strategische planner die doelgroep en doelstellingen met u doorpraat en zo richting geeft aan uw volgende plannen?
- Een onderhandelaar die uw huidige contracten en afspraken met leveranciers behartigt?
- Een budgetbeheerder die met kennis van zaken ramingen en inschattingen kan maken van de mogelijke uitstel/ afstel gevolgen in vergelijking met een alternatief concept
- Een kennispartner die heel snel antwoorden kan bieden op het vinden van alternatieve leveranciers wat betreft locaties, animaties, cateraars, enz..
Onze consultants zijn per uur, per halve dag of per dag inzetbaar. Klankbord / oriëntatiemeetings halve dag vanaf 350€. Offertes op maat te bespreken.
Ondernemen met mildheid en eerlijkheid?
Feit is dat er nood is aan kalmte. Dat events worden uitgesteld is begrijpelijk… Welk bedrijf wil uiteindelijk wel de verantwoordelijkheid nemen om tegen advies van een regering in te gaan en eventueel zelf maatschappelijk, financieel en imagogewijs schade te ondervinden? Maar kan dit dan a.u.b. gebeuren met gezond verstand niet ongeacht de gevolgen voor alle toeleveranciers? Mogen we toch hier even oproepen naar een systeem van mildheid en eerlijkheid? Dan hebben we het specifiek over het zonder veel discussie aanvaarden van alle annulatievoorwaarden van heel vaak zeer kleine toeleveranciers?
Dat zij op zijn minst zonder slag of stoot hun verloren inkomen kunnen recupereren? Want heel eerlijk, een uitstel is ook een annulatie. Een annulatie van een opdracht waarvoor ze die dag een inkomen zouden gehad hebben dat nu wegvalt. Denk maar eens aan de poetsvrouw van de eventlocatie, de fotograaf die als zelfstandige zijn gezin onderhoudt, de acteur die als typetje voor de vrolijke noot zou zorgen, de moderator, de licht -en geluidstechniekers die plots wel ’s avonds thuis onverwachts thuis zitten. Zonder inkomen. En we vergeten er nog vele anderen.
Bedankt om hier ten volle bij stil te staan tijdens het beslissingsproces dat u momenteel met uw team ondergaat.
Event met toeters en bellen of klein maar fijn?!
Onze creativiteit en strategisch denken staan extra scherp in deze tijden en we helpen je graag met strategisch of ondersteunend advies.
Ben je zelf een evenement aan het uitdenken of ken je iemand die zich hiermee bezighoudt? Just ring our bell!
