In 2018 deden we het al een eerste keer: we organiseerden een groot personeelsfeest voor alle werknemers van Renewi België. Toen met de insteek om de waarden en normen van het ‘nieuwe’ Renewi over te brengen in een amusante academische setting. We kozen voor de centrale locatie Brussels Expo, verzorgden busvervoer vanuit het ganse land, en maakten er een leuke show van. Die show werd gevolgd door een spetterend feest met heerlijk eten en drinken, en een liveband in een gezellig decor. Kortom: alle ingrediënten waren aanwezig om er een groot succes van te maken.
Met die reden rinkelde Renewi in 2020 opnieuw aan onze bel. Maar toen we het volgende event wilden plannen, stak corona helaas stokken tussen de wielen. Dus keken we vooruit en brachten we het team in juni 2022 eindelijk terug bij elkaar.
De nieuwe vraag van Renewi was redelijk straight forward: ‘Kunnen jullie een dik feest organiseren om iedereen te bedanken, positiviteit te brengen en samen plezier te beleven? Make it a party to remember. Make them feel #proudrenewi.’
Ons antwoord …
Zo gezegd, zo gedaan! We zorgden voor het personeelsfeest van hun leven. Als locatie kozen we de Carré in Willebroek. Enerzijds omwille van de centrale ligging maar natuurlijk ook door de iconische uitstraling en de correlatie dat daar goede feestje worden gehouden. De toegevoegde waarde van KonseptS? De venue vergroten. Want we wilden de 1250 mogelijke deelnemers natuurlijk comfortabel laten eten en drinken, en tegelijkertijd ruimte bieden voor een rustige babbel. Ons concept was: ‘één en al kleur!’ We bouwden een kleurrijk en gezellig tentendorp. De blauwgroene accenten uit het Renewi logo werden gemixt met alle andere kleuren van de regenboog, en dit zowel in de tenteninfrastructuur als in de sfeerdecoraties, animaties, optredens en acts.
MC George Arendell zorgde voor de kick-off. Muzikale geniën zoals DJ Tom en zangeres Esther Sels waren van de partij in samenwerking met saxofonist Yannick Swennen. De randanimatie werd een nooit eerder geziene combinatie tussen make-up artiesten, dansers en steltenlopers. De overheerlijke hapjes en drankjes werden voorzien door Van Eyck Catering. En dankzij de live captatie kon ook wie liever buiten ging chillen perfect volgen wat er binnen gebeurde. En visa versa! We maakten er een fun en vooral ook veilig event van. Met een EHBO-post, security, een doordacht veiligheidsplan, alcoholtesters voor iedereen én gepersonaliseerd katerwater voor de gasten op de bus was deze missie alvast geslaagd. Het zit in de details ?
De fratsen van 
Een tentendorp bouwen in de gietende regen… dat bleek niet zo evident! Maar ons concept mocht niet in het water vallen, dus zochten we naar oplossingen. Volledig dichte kadertenten waren geen optie, want dat zijn niet het soort tenten die je in de zomerperiode bestelt. Dus kozen we voor stretchtenten met een gezelligheidsfactor. Het oog wil immers ook wat! Maar wat doe je als je vreest dat je genodigden het koud gaan hebben, dat ze niet in een open tent willen staan en uiteindelijk toch allemaal naar binnen huppelen? Hoe vang je dit op met de catering? En hoe zorg je ervoor dat de beleving voor iedereen wordt wat je hebt vooropgesteld? Wat met het onthaal dat voorzien was in open lucht? Je merkt het al… Er waren veel last minute bedenkingen en we moesten continu schakelen. Geen evidentie in een periode waarin zowel mensen als materialen moeilijk te vinden zijn en iedereen op de tippen van de tenen loopt. Maar KonseptS komt steeds to the rescue!
Uiteindelijk komt alles goed!
Gelukkig zijn we experts in ons vak en stellen we snelheid, efficiëntie en diplomatie voorop. Het is dankzij die kernwaarden en de vele ervaringsjaren dat we niet snel uit ons lood zijn geslagen. We denken in mogelijkheden, nemen de juiste partners bij de hand en rekenen op de kracht van ons netwerk en ons probleemoplossend vermogen om op ieder moment het verschil te maken. Dat #wevegotthefix een welgekozen hashtag is voor ons kantoor, is ook bij dit event pertinent duidelijk geworden.
Benieuwd hoe het is afgelopen? Het is blijven regenen tot één uur voor de start van het event. We hebben besloten om toch voor ons geplande scenario te gaan en alles buiten te organiseren. De zon heeft prachtig geschenen. Het was een fantastisch zonnig en kleurrijk event en effectief eentje to remember. #ProudRenewi #ProudKonseptS
EVENTPLANNER SCORE
Keuze van het traject
Goed begonnen, is half gewonnen
Save the date
We zijn er bijna (maar nog niet helemaal)
D-Day
